das Wichtigste zuerst
- Definition: Ein Fahrtenbuch dokumentiert jede Fahrt eines bestimmten Kraftfahrzeugs unter Angabe von Namen, Anschrift, Kennzeichen, Datum, Strecke, Ziel, Zweck und Kilometerständen.
- Rechtsgrundlage: Die Behörde kann gegenüber dem Halter die Fahrtenbuchführung gemäß § 31a StVZO anordnen, wenn der Fahrer nach einem Verkehrsverstoß nicht festgestellt werden konnte.
- Pflichten: Das Fahrtenbuch ist ordnungsgemäß zu führen, auf Verlangen vorzulegen und nach Ablauf der Auflage sechs Monate aufzubewahren.
- Sanktionen: Formfehler, Verlust oder Nichtführen können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
- Firmenwagen versteuern: Freiwillige Fahrtenbuchführung zwecks Dokumentation privater Fahrten mit dem Dienstwagen zur Vorlage beim Finanzamt.
Was ist der Zweck eines Fahrtenbuchs?
Ein Fahrtenbuch ist ein schriftliches oder elektronisches Register, in dem die Nutzung eines konkreten Kraftfahrzeugs lückenlos festgehalten wird. Entweder dient es im Rahmen einer behördlichen Auflage als Sanktions- und Kontrollmaßnahme nach Verkehrsverstößen oder wird vom Fahrer im Kontext der Versteuerung eines Firmenwagens freiwillig geführt.
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Rechtsgrundlage der Fahrtenbuchauflage
Die maßgebliche Norm ist § 31a der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO). Danach darf die zuständige Behörde einem Fahrzeughalter die Führung eines Fahrtenbuchs auferlegen, wenn die Feststellung des Fahrzeugführers nach einem Verstoß im Straßenverkehr nicht möglich war. Damit die Fahrtenbuchauflage zulässig ist, muss das Strafmaß für den jeweiligen Verstoß mindestens einen Punkt in Flensburg vorsehen. Darüber hinaus sind die Behörden verpflichtet, ein Mindestmaß an Ermittlungsbemühungen zur Fahreridentifizierung zu leisten.
Form und Inhalt des Fahrtenbuchs
Das Fahrtenbuch ist fortlaufend, zeitnah und widerspruchsfrei zu führen. Erforderlich sind insbesondere Angaben zu Kfz-Kennzeichen, Datum, Uhrzeit, Fahrer, Strecke beziehungsweise Ziel, Zweck der Fahrt sowie die Kilometerstände zu Beginn und Ende der Fahrt. Elektronische Lösungen sind zulässig, sofern Manipulationssicherheit und Vollständigkeit gewährleistet sind und die Angaben jederzeit nachvollziehbar vorgelegt werden können.
Dauer und Vorlagepflicht
Die Dauer der Fahrtenbuchpflicht legt die Behörde nach Ermessen fest. In der Regel ist ein Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten vorgesehen, während bei besonders schweren Verstößen die Grenzen nach oben offen sind. Die Auflage kann für einzelne oder mehrere Fahrzeuge des Halters angeordnet werden und erfasst auch künftige Zulassungen. Das Fahrtenbuch ist auf Verlangen der Behörde vorzulegen und nach Beendigung der Auflage weitere sechs Monate aufzubewahren.
Sanktionen bei Verstößen
Wer das Fahrtenbuch nicht rechtzeitig, unvollständig oder fehlerhaft führt, riskiert eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von mindestens 100 Euro sanktioniert werden kann. Gleiches gilt, wenn das Fahrtenbuch verloren geht. Außerdem darf die Behörde die Auflage verlängern oder neu anordnen, wenn die Dokumentation nicht den Anforderungen genügt. Entscheidend ist, dass die Nachprüfung der Fahrzeugnutzung jederzeit möglich bleibt.
Fahrtenbuch: Firmenwagen und Steuererklärung
Auf freiwilliger Basis kommt das Fahrtenbuch im Zuge der Nutzung eines Dienstwagens zum Tragen. Private Fahrten mit dem vom Arbeitgeber bereitgestellten Fahrzeug müssen nämlich versteuert werden. Mithilfe des Fahrtenbuchs kann der Arbeitnehmer genau dokumentieren, welche Fahrten privater und welche beruflicher Natur sind. Dabei bestimmt der Prozentanteil, der auf die private Nutzung entfällt, die Höhe des geldwerten Vorteils, der als Einkommen versteuert werden muss.
Elektronisches Fahrtenbuch – eine Alternative zu Papier?
Auch der technische Fortschritt hat Einzug in die Welt der Fahrtenbücher gehalten. War das Fahrtenbuch lange Zeit in Papierform sehr mühselig, sollen jetzt elektronische Fahrtenbücher Abhilfe schaffen und den Prozess vereinfachen.
Keine nachträgliche Änderung im elektronischen Fahrtenbuch! Für die Anerkennung ist es wichtig, dass nichts nachträglich verändert wurde. Zwar darf zwischen Fahrt und Eintragung eine Woche liegen. Dennoch sollte man sich nicht immer darauf verlassen.
Beispielsweise gibt es Fahrtenbuch-Apps und auch die Möglichkeit, das Fahrtenbuch mit den GPS-Daten zu koppeln. Das Finanzamt erkennt diese elektronischen Fahrtenbücher zwar an, allerdings müssen die Aufzeichnungen zeitnah geführt werden. Die Kilometerstände, die Reiserouten und das Datum zeichnen die elektronischen Versionen des Fahrtenbuches meist selbst auf, Informationen zum Ziel oder zum Kunden beziehungsweise Geschäftspartner müssen jedoch vom Fahrer ausgefüllt werden.
Möchte man ein elektronisches Fahrtenbuch im Rahmen der Fahrtenauflage nutzen, sollte man bei der Auswahl der Software darauf achten, dass Eintragungen nachträglich nicht mehr geändert werden können. Andernfalls erkennen die Behörden das Dokument unter Umständen nicht an. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann beim zuständigen Ordnungsamt nachfragen.
Stand: 07.11.2025
Quellen:
